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クラウドストレージが持つ9つのメリットと6つのデメリット

遠隔でビジネスを進める機会が多くなり、インターネット上でのファイル共有が可能なクラウドストレージ(Cloud Strage)の需要が高まっています。

以下は、ICT総研が調査した2022年までの市場予測です。

出典:2020年 クラウドストレージサービス市場動向調査 ICT総研

そんなクラウドストレージのメリットとデメリットを知り、導入検討時の判断材料や、導入後のデメリット対策に役立てていきましょう!

クラウドストレージとは?(おさらい)


念の為、クラウドストレージの概要をおさらいしておきます。

クラウドストレージはインターネット上で確保されている、データの保存・管理・共有のためのスペースです。

ただし、物理的な運用環境はしっかりと存在します。

クラウドストレージ事業者が運営するデータセンターでは、様々なサーバーが稼働しており、ユーザーはインターネット経由で各種サーバーにアクセスするのが正式な理解です

クラウドストレージのイメージ図

クラウドストレージ仕組みイラスト

クラウドストレージを利用すると、次のようなことができます。

クラウドストレージで出来ること

  • 各種データ(資料・写真・動画など)をアップロードして保存する
  • 各種データを端末にダウンロードする
  • 各種データをクラウドストレージ上で閲覧する
  • 各種データを削除する
  • フォルダを作成して各種データを管理する
  • 各種データをURL指定などの方法で他のユーザーと共有する
  • クラウドストレージ上で他のユーザーと共同作業する
  • 各種データやフォルダごとにアクセス権限をかける
  • クラウドストレージの容量を増減する
  • スマホアプリでクラウドストレージを操作する

ブラウザを起動し、クラウドストレージにアクセスして、以上の機能を使うことでどんなメリット・デメリットが生まれるでしょうか?

クラウドストレージが持つ9つのメリット

1. USBメモリなどの携帯式記憶媒体を使わなくても、各種データをいつでもどこでも扱えるようになる

クラウドストレージが無い環境で各種データを持ち歩くには、データを保存している端末を持ち出すか、USBメモリなどに保存して持ち歩く必要があります。

これは手間が多いですし、紛失した際の情報漏えいが心配な方法です。

クラウドストレージなら、インターネット回線さえあれば異なる端末からでも同じファイル共有システムに接続できるので、「データを持ち歩く」の概念自体が無くなります。

好きな時に、目的のデータを閲覧したり、ダウンロードできたりします。

2. 共有機能を使って他のユーザーと各種データを共有すれば、社外にいても社内の人間とスムーズに情報交換できる

コロナ禍により遠隔で仕事を進める機会が多くなった現在、メールでのファイル共有には色々と手間が多くなり、ファイル整理も難しくなります。

クラウドストレージの共有機能を使うと他のユーザーと各種データを共有するのが簡単なので、遠隔ビジネスでもスムーズな情報交換を実現。

組織外のユーザーを招待することも可能なので、コミュニケーションが促進します。

3. 社内ファイルサーバーをクラウドストレージに置き換えれば、運用要らずで管理者の負担が減り、セキュリティも向上する

社内構築のファイル共有システムには物理環境の管理だったり運用だったりと、自然と負担が大きくなります。

情報システム人材が不足している会社なら、担当者は悲鳴をあげていることでしょう。

これをクラウドストレージに置き換えると、物理環境の運用は不要。担当者の肩の荷は確実に軽くなりますし、心身の健康を維持できたり、余力を他の重要な情報システム戦略に投じられます。

クラウドサービス事業者がサイバー攻撃対策なども行ってくれているので、セキュリティ向上にも期待できます。

4. 新しくファイル共有環境を用意する際に、オンプレミス環境と比べると初期投資をかなり安く済ませられる

オンプレミス環境でファイル共有環境を用意するとなると、テスト用と本番用のサーバー2つ、人数分のソフトウェアライセンス費用と保守運用不要など、イニシャルコストだけでかなりかかります。

一方、クラウドストレージのほとんどは初期費用を取りません。

ユーザー数でカウントされる契約料金を支払うだけですし、即利用できるのでファイル共有環境を用意するにあたり、イニシャルコストが安く済みます。

5. クラウドストレージ上での共同編集が可能なので、離れた場所にいても他のユーザーと一緒に資料を作れる

クラウドストレージによっては、エクセルやパワーポイントと連携が取れていたり、独自のオフィスアプリを提供したりしているので、離れた場所にいるユーザー同士が資料を共同編集できるようになっています。

リモートワークなどの遠隔ビジネスを推進している、あるいは今後検討している会社なら確実に必要な機能でしょう。

ウェブ会議時に共同編集可能な資料があると、参加者全員の目に見える形で議事録作成もできます。

6. 火災や自然災害などで会社が被災しても、各種データはクラウドストレージ上にあるので事業継続が可能になる

日本は災害大国なので、火災や自然災害を想定したBCP(ビジネス継続計画)は、会社の大小規模にかかわらず必要なリスク回避策です。

その一環として、クラウドストレージを活用できます。

会社が被災しても各種データはクラウドストレージ上にあって安全なので、たとえ社内サーバーが被害を受けたりオフィスが無くなってしまっても、リモートでビジネスを継続できます。

イコール、被災などによる倒産を免れ、会社そのものや従業員とその家族を守れることになります。

クラウドストレージを導入すれば確実に生産性が向上するとは言えませんが、きっかけを作れるのは確かです。

7. クラウドストレージ事業者がソフトウェアを最新の状態に保っているので、アップデートにかかる手間を省ける

オンプレミスのファイル共有環境では、ソフトウェアアップデートに手間取ることが多くあります。

セキュリティ更新も含まれているので対応しないわけにはいきませんが、アップデート後でも正常に動作するかの検証を行ったりと、負担は大きいものです。

クラウドストレージではその作業は皆無。クラウドストレージ事業者がアップデート対応してくれるので、会社側での対応は不要です。

8. 容量の増加・削減を自由に設計できるので、常に最適な容量で運用でき、ファイル共有システムにかけるコストを最適化できる

オンプレミスのファイル共有環境でしばしば問題になるのが余剰リソースです。

不要になった容量を削除するわけにもいかず、資源を持て余すとその分費用対効果が低くなります。

クラウドストレージは容量を必要な時に、必要な分だけ調達できるので余剰リソースが出ません。

ファイル共有システム運用にかかるコストを最適化し、明確にすることで予算編成も組みやすくなります。

9. 以上のメリットの結果、組織全体の業務効率がアップし、生産性が向上して時間や資金などのリソースに余剰を作り出せる

クラウドストレージの各種メリットは、最終的に「組織全体の生産性向上」という大きな利益に繋がります。

日本は世界的に見て、「ビジネスでの生産性が低い国」と認識されています。

IT活用の遅れは、その原因の1つと考えられます。

クラウドストレージが持つ6つのデメリット

1. 誤解されがちだが、クラウドストレージを利用する場合でもデータバックアップは必要

「クラウドストレージを利用するとバックアップは必要ない」とメリットっぽく紹介する記事がありますが、実際は必要です。

クラウドストレージ事業者の中には、一応バックアップはしているがデータ消失時の責任は負いかねますとしている事業者が多く、MicrosoftやGoogleもその1つです。

なので、個別でのデータバックアップはやはり必要です。

ただし、クラウドストレージによってはデータバックアップをサービスに組み込んでいる場合もあるので、その点は事前の調査が肝要です。

2. オンプレミスのファイル共有環境に対してカスタマイズ性が低く、自社要件を満たせない場合が多い

クラウドストレージは基本的にカスタマイズできません。

固定的なサービスなので、自社要件に合わせて機能をカスタマイズしたり、新しいアプリを開発したりはできないと考えた方がよいでしょう。

そのため、ビジネスプロセスをクラウドストレージ側に合わせる作業が時に必要です。

特殊な商習慣を持ち、それが難しい場合はオンプレミスでのファイル共有環境を継続・検討するのが無難です。

3. クラウドストレージ事業者の都合で予告なくデザインや機能が変更になる可能性がある

オンプレミスのファイル共有環境では、アップデートがあっても対応可否はユーザー自身が判断します。

デザインや機能があまりにも変わってしまい、使いづらいと感じれば古いバージョンを使い続けることもできます。

クラウドストレージではそれが不可能です。

アップデートは自動で行われるので、デザインや機能が大幅に変更になったとしても、文句は言えません。これに不便を感じる場合もあるでしょう。

4. ユーザーのID・パスワードが第三者に知られればいとも簡単に情報漏えいが起きてしまうリスクがある

クラウドストレージへのアクセスはIDとパスワードで管理されます。

なので、IDとパスワードが流出すれば不正アクセスが起き、情報漏えいに繋がるリスクが消えません。

これは思っている以上に難しい問題です。

なぜなら、ユーザーのセキュリティ意識によってリスクの大小が変動するからです。

情報システム担当者がセキュリティ対策を強化しても、ユーザーのセキュリティ意識が低いままでは情報漏えいリスクが無くなりません。

5. ユーザー数が多いほどコストがかかり、会社の大小規模によってはオンプレミスよりもランニングコストが高くなる

クラウドストレージの多くは、ユーザーあたりの単価とユーザー数を掛けることで全体のコストが決まります。

このため、ユーザー数が多いほどランニングコストが多くなり、時にはオンプレミスのそれを上回ります。

ただし、オンプレミスにはファイル共有システムの保守・運用といった目に見えないコストが発生するので、簡単には比較できません。

6. オンプレミスに比べて通信環境が不安定なので、操作のレスポンスが遅くストレスを感じる時がある

LAN(社内ネットワーク)を使ったファイル共有システムに比べると、インターネット回線を使ったクラウドストレージは通信環境が不安定なことが多いです。

操作のレスポンスが遅い時もあり、それにストレスを感じることも多からずあるでしょう。

メリットは最大化、デメリットは克服に向けて対策を打つ!


以上、クラウドストレージが持つメリットとデメリットを紹介しました。

クラウドストレージの導入効果を最大限高めるには、メリットの最大化を図りながらデメリットは克服のための対策を打ち出すことが大切。

また、慎重な比較検討によって自社環境にマッチしたクラウドストレージを選ぶのも大きなポイントです。

今回、メリットとデメリットを詳細に紹介したので、ほとんどの会社がこれらの情報を参考にできるものかと思います。

クラウドストレージのメリットとデメリットを再確認したいときは、何度でも目を通してください。

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