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誰でも出来るアジェンダの作り方【テンプレ有り】

仕事の質を決める会議、会議の質を決めるアジェンダ、だからこそアジェンダが大切ー

よく聞く言葉です。

アジェンダ作りが上手いからといって、仕事の質が劇的に変わるなんてことはありません。

しかし、アジェンダがあると会議が効率よく進みやすいのは事実。

ナビや標識がなければ道に迷ってしまうのと同じで、会議は横道に逸れやすいものです。

アジェンダという道標を作るために押さえるべきポイントを解説します。

アジェンダ作りのポイント


以下のポイントさえ押さえれば、会議で使えるアジェンダを作成できます。

  • 会議タイトル
  • 会議スケジュール
  • 細かい時間設定
  • 議題整理
  • 会議参加者

以上の情報があれば、アジェンダはすぐ作成できます。

デザインに凝って作ると、「仕事してる?」と疑われるので、シンプルに作ることをお勧めします。

会議スケジュールと時間設定の大切さ

5つの項目の中で、最も大切なのは 会議スケジュールと時間設定です。

冒頭にもあるように、会議はしばしば横道に逸れます。

どんなに重要な会議も、それだけで価値を大きく落とす原因になります。

会議のスケジュールと一つ一つの時間設定があれば、人は自然とそれに倣おうとします。

また、話が横道に逸れても「スケジュールからズレていますよ」と一声かければ良いので、会議効率はグンと上がるはずです。

加えて、アジェンダを常に全員の目に触れるところに置いておくと、アジェンダを意識した会議進行がサポートされるでしょう。

改めて理解する、アジェンダの重要性


アジェンダの主な役割は、会議中の進行をサポートすることと、会議前の情報共有です。

従来の会議では「議題は分かるが、スケジュールまで把握していない」といった会議が多々ありました。

それでは効率が悪いということで、アジェンダの重要性が高まっています。

それともう一つ、アジェンダを事前に共有しておくことで「次の会議はこんなことを話すので、ちゃんと考えをまとめておいてくださいよ」と暗に伝えられます。

効率良く会議を進めるには、出席者全員が事前に考えをまとめる必要があり、アジェンダにはそれを促す役割もあります。

アジェンダをテンプレート化しておこう

完璧主義の人は、アジェンダ作りにあたりデザインまで凝ってしまって、本業に支障をきたすことがあります。

「性格だから仕方がない」と割り切れはしません。

そこで、アジェンダのテンプレートを事前に作成して、従業員全員が同じアジェンダを作成できるようにしておきましょう。

テンプレートは自身が作成するもよし、Microsoftなどが提供する無料テンプレートを利用しても良いでしょう。

Microsoftのアジェンダテンプレート出典:青い球体のアジェンダ Microsoft

Pages用のテンプレートは記事の最後にあります。

アジェンダをテンプレート化すれば完璧主義者もデザインに凝ろうなどと考えませんし、スムーズに作成できます。

本業に支障をきたしては元も子もないので、テンプレート化をおすすめします。

アジェンダ作りに力を入れ過ぎないこと


正直、アジェンダがなくても会議を効率良く進められます。

その唯一の方法は出席者全員が高い意識を持って会議に望むことです。

シリコンバレーでは会議とまでは呼べない細かいミーティングを繰り返して、会議効率を高めています。

例えば 一つの議題にフォーカスして、一回あたり30分以内で終了させる などです。

なので、いちいちアジェンダを作ったりはしません。

これは出席者全員が高いリテラシーを持って会議に参加することが条件になるので、難しい会社もあると思います。

やはり当分の間は、会議の道標としてアジェンダを作成するのが無難なやり方です。

ただし、アジェンダ作りに力を入れ過ぎないでください。

国内企業のブログメディアなどで「アジェンダは超重要!これ無くして会議なんて有り得ない」といった具合にアジェンダをさも崇高な存在のように仕立て上げてしまっている ので、誤解してしまう人がたくさんいます。

アジェンダはあくまで道路標識のようなものです。道路標識は全て簡単な記号で出来ていますね。

それと同じように、アジェンダはもっとシンプルで全く問題ありません。

アジェンダ作りよりも、重要なタスクに注力できる時間を確保して、生産性向上を目指しましょう。

アジェンダテンプレートをダウンロード

Pages向けにシンプルでどんな会議にも使えるテンプレートを作りました。

以下のリンクからダウンロード可能なので、ぜひ活用してください。
※Wordでも開けますがおそらくレイアウトが崩れます

アジェンダ_テンプレート
テンプレートをダウンロードする

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