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今さら過ぎて聞けない、コラボレーションツール(グループウェア)とは?

今やビジネス上の、効率的かつ円滑なコミュニケーションに欠かせないコラボレーションツール(グループウェア)。

人に聞くのは今さら感があるからと、曖昧に理解したまま放置していませんか?

コラボレーションツールの意味と意義を知り、自社における導入検討を進めていきましょう。

コラボレーションツール(グループウェア)ってなに?


「グループで利用するソフトウェア」 ということで、以前はグループウェアと呼ばれていました。

現在ではコラボレーションツールと呼ばれることの方が多くなっています。

おそらく、ツールとしての役割が拡大したことで、イメージチェンジを図るためでしょう。

あるいは、グループ単位でソフトウェアを利用するだけでなく、互いの協力(コラボレーション)がビジネスには不可欠ということで、コラボレーションツールと呼ばれることが多くなったのかもしれません。

コラボレーションツールの核となるのは「組織全体、あるいは個別グループ内での情報共有促進」 です。

プロジェクトの推進やタスクの遂行には、メンバー同士の円滑なコミュニケーションが必要になります。

情報共有が促進されると、滑らかなやり取りが可能になり、組織全体・チーム・個人にとって非常に多くのメリットがもたらされます。

コラボレーションツール(グループウェア)に備わる機能


製品によって備わっている機能は異なるので、ここでは標準的に備わっていることが多い機能を紹介します。

1. ビジネスメール

組織内外のやり取りで、昔から欠かせないのがビジネスメールです。

コラボレーションツールにも標準で備わっています。ドメインを取得すれば独自ドメインメールの設定が簡単に行えるので、組織的な利用にも最適です。

スケジュール管理との連携によって会議予約を行えるなど、製品によって連携機能に注目すると比較しやすくなります。

2. ビジネスチャット

現代ビジネスに欠かせないツールの1つ。素早く時系列で管理されるメッセージング機能で、組織内外の情報共有を促進します。

ビジネスチャット上から音声通話やウェブ会議に移行することもでき、チャットスペース上でのファイル共有も可能です。

最近ではチャットボット作成機能を有したコラボレーションツールもあります。

3. 無料の音声通話

LINE通話のように無料の音声通話を利用できます。インターネットに繋がる環境ならどこにいても音声通話が可能なので、電話代節約に貢献。安定性も高いので、ストレスなく会話できます。

4. ウェブ会議

コロナ禍で劇的に需要が上がったウェブ会議も搭載しています。

ただし、製品によって安定性や同時接続数などが異なるので、事前の情報収集や、トライアルを利用して通信環境を事前検証するなどの比較作業が重要です。

5. ファイル共有

組織全体・チーム・個人ごとにファイルを管理できるスペースが確保されます。

クラウド型のコラボレーションツールなら、インターネット上にストレージが用意されるので、利用する端末や接続する場所を選ばず、同じファイル共有環境を利用できるのがメリットです。

6. デジタル掲示板

情報共有を促進するためのデジタル掲示板(ポータルサイト)を作成できます。

製品によっては外部公開用サイトを作成する機能もあるので、ちょっとしたウェブサイト作成なら簡単操作で完成してしまいます。

7. スケジュール管理

プロジェクト全体やチームごと、個人のスケジュールを管理したり共有できたりします。

To Do機能が付いている場合がほとんどなので、それぞれのタスクを整理しながら仕事を効率的に進められるのが特徴です。

8. 承認ワークフロー

経費精算や見積資料など、他部門や上司の承認が必要な時にシステム上でワークフローを回せる機能です。

クラウド型のコラボレーションツールなら、担当者や上司が外出中でも承認がもらえるので仕事を滞らせることが少なくなります。

上記の他、製品によってはユーザー独自にアプリを作成できるツールや、RPA(ロボティック・プロセス・オートメーション)といってPC上の作業を自動化できるツールが備わっている場合もあります。

オンプレミス型とクラウド型のコラボレーションツール(グループウェア)


最近ではコラボレーションツールといえばクラウド型を利用するのが当たり前になっていますが、オンプレミス型の選択肢もあります。

2つの違いを挙げてみました。

オンプレミス型のコラボレーションツール

  • 自社独自のサーバーで運用する(クラウドコンピューティングOK)
  • カスタマイズ性に優れ、自社要件を100%近く満たせる
  • 最新のオンプレミス型は開発容易性が高まっている
  • 社内管理のサーバーならシステムの反応速度が高くストレスフリー
  • モバイルアプリとの連携も可能に
  • ライセンス費用が高い
  • 保守運用を独自に行うか、アウトソーシングする必要がある
  • 社内運用なのでセキュリティ対策を自由に設計できる
  • 製品によってライセンス構成が大きく違うので選定が難しい

クラウド型のコラボレーションツール

  • 初めからクラウドベースだから利用する端末や場所を選ばない
  • 初期費用がかからない製品がほとんどなのでイニシャルコストが安い
  • 個別にサーバーを用意する必要がないからすぐ導入できる
  • ツール同士が連携され使いやすさがアップしている
  • カスタマイズ性が低く自社要件を満たせない場合が多い
  • モバイル対応済みの製品がほとんど
  • サーバーの保守運用作業が必要ない
  • セキュリティ対策が施されているので最初からセキュア

クラウド型のコラボレーションツールが市場で急成長していた時は、「クラウド型一択」 の声が広がっていました。

しかしオンプレミス型も進化を続け、開発容易性を伸ばしたことで今では甲乙つけ難い状態になっています。

ただ、IT人材を保有していない中小企業などに関しては、現在でも「クラウド型一択」でしょう。

コラボレーションツール(グループウェア)を導入する意義


コラボレーションツールのメリットは色々と語られていますが、詰まるところは「情報資産の集約」 にあると言えます。

コラボレーションツールがない環境では、ビジネス上で生まれた情報が部門や個人に分散管理されており、それらを組織として活用できず、ビジネスの効率化が進まないという課題があります。

では、情報資産がコラボレーションツールに集まると何が起きるのか?

個々が必要な情報を探し出す際の工数が圧倒的に削減されます。

コラボレーションツールによってはシステム上の情報をダイナミックに検索できる機能があり、目的の情報がどこにあろうと検索ボタンをクリックするだけで見つけ出せます。

社内外の関係者のやり取りもシステム上に集約されるので、コーポレートガバナンス(内部統制)を効かせるグリップ力が上がるのも大きなメリット です。

このように、コラボレーションツールは「情報資産の集約」というたった1つの意義が、ビジネス上で多くの人に、多くの利益を生み出しています。

コラボレーションツール(グループウェア)のミニマリストを目指そう!


初めてコラボレーションツールを導入する会社の目には、多機能製品は魅力的に映りがちです。

しかし、「多機能だから優れている」は大きな間違い。

自社要件に対して機能が多すぎると現場が混乱し、いつまで経ってもコラボレーションツールが定着しない失敗事例が後を断ちません。

なので、コラボレーションツールを導入する際はミニマリスト(必要最小限もので暮らす人)になった気持ちで、自社要件をオーバーするような製品を選ばないよう注意してください。

社内の情報共有に課題を抱えているのなら、コラボレーションツールは救世主になり得る製品です。

まずは現状課題を整理して、コラボレーションツールの導入可否を判断していきましょう。

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